商务信函商务活动中书面交流信息的主要手段之一，是企业对外公共宣传关系中重要的手段，对于树立良好的公司形象有着极为重要的意义。商务信函涉及商务活动的各个环节，贯穿商务活动的始终，内容广泛，通常包括建立业务关系、询盘、发盘、还盘、受盘、订立合同、保险、装运、索赔等方面。

 

商务信函的要求

1.语言严谨准确

      商务信函要求语言表达严谨准确,但在商务信函中恰当使用模糊语言,可以使语言表达更加客观准确、灵活生动、礼貌得体。

（1）商务英语信函经常以意义相同或相近的书面词语代替基本词汇和口语词汇，如以inform或advise代替tell，以duplicate代替copy，以dispatch代替send，以otherwise代替or；以介词短语代替简单的介词，如以as for，in respect to，in connection with和with regarding to等代替about等。例如：
We are pleased to advise you that your order NO.105 has been dispatched in accordance with your instruction.
我们很高兴地通知你们：第105号订单货物已遵照你方指示运出。

We will meet you half way by offering a discount of 5% in view of our long pleasant relations.
鉴于我们之间长期愉快的业务关系，本公司将酌情考虑给予5%的折扣。

（2）商务信函中经常使用here/there +介词构成的复合词，如hereafter，hereby，hereunder，hereto，hereinafter，herewith，thereafter，therein，therefrom等。例如：

 All offers and sales are subject to the terms and conditions printed on the reverse side hereof.
 所有报盘和销售均应遵守本报价单背面所印的条款。

 In such a case, Seller is bound to reimburse Buyer for any loss or damage sustained therefrom.
 在此次情况下，卖方负责偿还买方由此所遭受的损失。

 

2.内容清楚简洁

      商务信函在内容表达上要言简意赅，能够传达足够信息且能够做到机智的表达。通常是直接简练，开门见山，忌过分修饰。一般根据写信者所要表达的中心思想分段。正文每段的文字不会过长，尤其是开头和结尾，更常以简短为宜。

例如：“By this letter we would ask you to consider our proposal.”就不如”Please consider our proposal.” 简洁；而“Please let us know whenever we can be helpful.” 则比“Whenever there is any way in which we can be of assistance, please feel free to contact us.”表达好一些。

 

3．富于外贸术语和专业词汇

        商务信函用词表意准确、专业性强，主要表现在使用大量的专业术语、行话、外来词、缩略语以及一般词语在商务英语语境中的特殊用法。

（1）专业术语类：

We shall cover TPND on your order.
我们将为你方的货物投保盗窃和提货不着险。

It would be appreciated if you would let us know by returning your lowest possible price for the following goods on FOB London.
请报下列商品伦敦船上交货之最低价。

（2）外来词类：

拉丁语的status quo（现状），意大利语的del credere（保付货价的），汉语中的litchi（荔枝），tungoil（桐油），mango（芒果）等。

（3）行话：

长期的函电交往使人们在使用术语上形成共识，本来意义差异很大的词汇在特定的语境中所表达的内涵和外延却非常相似。

Offer, quotation表示“报价，发盘”
Pamphlet, brochure, booklet, sales literature   
表示商家用于宣传介绍自己公司或产品的“说明材料”
Shipment和consignmen表示“所发出的货物”
Financial standing/reputation/condition/position
表示公司的“资信财务情况”
Fulfill/complete/execute an order用于表示“执行订单”
A draft contract或a specimen contract 表示“合同样本”

（4）数量词的大量运用：

商务信函中的时间、价格、数量、金额、规格等问题贯穿商贸活动始终，数字的表达应言之确凿，避免摸棱两可，体现商务信函准确性。